3 claves esenciales para escribir un manual de empleados eficaz

Un manual del empleado es un recurso importante para que sus empleados sepan qué espera la empresa de ellos y cómo los apoya. Es un lugar útil para recopilar las políticas, las expectativas y los recursos de la empresa para que todos los miembros del personal estén en sintonía.

En este artículo, cubriremos las claves para escribir un manual de empleados exitoso, así como las secciones de un manual que debe incluir.

Lista de verificación del manual del empleado: 3 claves a tener en cuenta

1. Hazlo legible

La lectura fácil no se trata solo de las palabras que usa; se trata de cómo usas el espacio.

Asegúrese de usar títulos, subtítulos, viñetas, un índice con enlaces y párrafos breves para que el manual sea fácil de leer. También hará que sea más fácil para los empleados encontrar cosas más tarde.

Hemos visto empresas que utilizan Google Docs o Canva para crear sus manuales de empleados.

2. No seas redundante

A la gente no le gusta leer las mismas cosas una y otra vez. Si necesita citar la documentación de incorporación, simplemente resúmala.

Consulte otras partes de su manual si hay cosas que deben repetirse. Por ejemplo, en lugar de repetir información de otra sección palabra por palabra, digamos «Consulte la sección Beneficios para obtener más información».

3. No lo llame «Manual del empleado»

En serio, incluso un cambio de nombre puede hacer que sus empleados tengan más probabilidades de leerlo. Agregue un poco de la cultura de su empresa a la mezcla y deje que la personalidad de su empresa brille.

manual del Empleado

Secciones imprescindibles de un manual del empleado

Aquí hay una lista de temas importantes que querrá considerar incluir en su manual del empleado.

1. Seguridad y protección

Menciona aspectos importantes de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional pautas que pueden ser importantes para la línea de trabajo de sus empleados.

Revise los aspectos de seguridad de su lugar de trabajo. Si hay un código de acceso o un sistema de credencial, revise cómo funciona y a quién contactar si tiene preguntas en esta área.

2. Expectativas y código de conducta

Su código de conducta para empleados y el protocolo disciplinario estándar deben incluirse en un manual para empleados. Esto hace que la información sea fácilmente accesible para todos en caso de que sea necesario tomar medidas disciplinarias.

3. Beneficios e indemnizaciones

Si bien algunos de estos elementos pueden variar según el puesto de cada empleado, considere incluir pautas generales sobre cómo se deciden los aumentos salariales y los caminos hacia las oportunidades de promoción.

También es importante describir todos los beneficios que brinda a los empleados y cómo pueden acceder a ellos. Aquí hay una lista para ayudarlo a comenzar:

Relacionado: Una guía introductoria: ¿Qué son los beneficios voluntarios para empleados?

escribir un manual del empleado

4. Horario de trabajo

Es una buena idea incluir las horas de trabajo esperadas en un manual del empleado. Incluso si los horarios son flexibles, enumere los días y las horas en que su empresa está abierta al público, y cualquier cantidad esperada de horas semanales o horas en las que los empleados deberían estar disponibles.

5. Valores de la empresa

No hay mejor hogar para los valores de su empresa que en la parte delantera y central de su manual del empleado. Sus valores guían el trabajo diario de sus empleados, así como sus objetivos comerciales generales, por lo que deben estar fácilmente disponibles para que los empleados los lean.

Puede ser útil incluir ejemplos de los valores de su empresa en acción.

6. Ética

Las definiciones de ética pueden ser vagas, por lo que cuanto más específico sea, mejor. En los manuales de los empleados, la ética se refiere a cómo se combinan los valores de la empresa, el código de conducta y las expectativas de los empleados.

Aunque puede ser difícil cuantificar esto y ponerlo en palabras, puede ser invaluable para sus empleados saber lo que quiere decir.

7. Política de redes sociales

Cada empresa tiene una expectativa diferente con respecto al uso de las redes sociales por parte de los empleados en el trabajo. Hay toneladas de factores que podrían afectar la política de una empresa sobre el uso de las redes sociales.

Para algunas empresas, podría ser un problema de privacidad, por ejemplo, no permitir que se tomen fotos de los productos. Otras empresas pueden animar a los empleados a utilizar las redes sociales, por ejemplo, con fines de marketing o identidad de marca.

Cualquiera que sea el caso, deja que tus empleados conozcan tus expectativas en el manual del empleado.

lista de verificación del manual del empleado

Revisión final de su manual

Después de haber escrito un borrador de su manual, obtenga comentarios antes de distribuirlo a sus empleados. Haga que otra persona lo lea, alguien que no sea de recursos humanos, porque puede hacerle preguntas sobre el significado de las diferentes cosas. Además, haga que un asesor legal lo revise para asegurarse de que no haya nada cuestionable en su manual.

Finalmente, es hora de distribuirlo. Envíelo por correo electrónico o entregue a todos una copia impresa. Tenga una copia digital en línea a la que todos puedan acceder fácilmente.

Obtenga el reconocimiento de los empleados de la manera que mejor funcione. Si su manual es breve, puede distribuir un cuestionario breve y fácil sobre el material. Pero no intentes eso con un manual largo. En su lugar, funcionará un simple acuerdo firmado por los empleados que indique que han recibido un manual y saben cómo consultarlo para obtener información.

Asegúrese de que los empleados sepan a quién acudir si tienen preguntas sobre las descripciones de sus puestos, los beneficios o las políticas de la empresa.

Estos otros recursos para líderes de recursos humanos pueden ser útiles para usted:

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